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Utilisateurs disponibles :

  • Nom d'utilisateur : test.admin (administrateur MyGym)
  • Nom d'utilisateur : test.gymnast (gymnaste)
  • Nom d'utilisateur : test.coach (moniteur)

Aide pour MyGym

Introduction

Vous êtes le tout nouvel administrateur d’une plateforme MyGym fraîchement mise en ligne, vous avez parcouru le glossaire de l’aide en ligne, vous avez enregistré l’ensemble de vos membres sur la plateforme et vous vous demandez quoi faire ensuite ? Cette série de petits guides vous donne quelques conseils pour démarrer rapidement et appréhender la philosophie qui a guidé le développement de MyGym.

Deux points de vue pour consulter le contenu du site

La plateforme est accessible sous deux points de vue distincts : la partie frontale et la partie administration.

La partie frontale, c’est le site Internet que tous vos membres voient. C’est ce que consulte les utilisateurs du site.

La partie administration, aussi nommée « backend » ou interface d’administration, est réservée aux « administrateurs avancés » de la plateforme MyGym. Elle est accessible via le bouton Admin que l’on trouve en haut de chaque page du site. Le backend, présente de façon assez brute les données qui alimentent votre site web. Vous avez ici une vue partielle de la base de données qui permet de gérer votre plateforme MyGym.

Les manipulations courantes de création ou modification de contenu sont en principe directement accessibles via la partie frontale. En revanche, certaines manipulations plus rares ne sont accessibles que par la partie administrative. Ceci pour ne pas polluer inutilement les menus de la partie frontale. Par exemple, la création d’une compétition se fait généralement via la partie frontale, alors que changer le rôle d’un membre de gymnaste en moniteur n’est accessible que par l’interface d’administration. D’une façon générale, si vous devez supprimer quelque chose, vous devrez recourir à l’interface d’administration.

La partie frontale étant conçue pour des utilisateurs ne connaissant rien aux arcanes de l’administration de la plateforme MyGym, elle encadre mieux les activités de saisie et modification de contenu. Pour cette raison, il est recommandé de vous servir tant que possible de la partie frontale pour administrer le contenu de votre site.

Mise en garde concernant l’usage de l’interface d’administration
L’interface d’administration vous donne plus de libertés en vous confiant plus de responsabilités. Cela implique qu’elle peut même vous permettre de créer des données potentiellement invalides ! Ne l’utilisez que si c’est indispensable, c’est à dire lorsque la partie frontale ne fournit pas d’outil pour modifier vos données.

Les boutons dans la partie frontale on deux couleurs distinctes : et . Ces couleur permettent de distinguer ce que voient les utilisateurs du site sans aucun droit d’administration de ce que voit un administrateur de la plateforme. Ainsi, chaque bouton de couleur permet de réaliser, via la partie frontale, une action qui requiert en fait certains privilèges d’administration.

Annoncer la présence de MyGym

L’une des premières choses à faire après le déploiement de votre plateforme MyGym, c’est de prévenir vos membres que cette plateforme existe et que, dorénavant, toute la communication ou presque passera par celle-ci. En effet, si vous êtes convaincu qu’il vous faut un outil pour vous faciliter la vie, il faut encore informer les membres de votre club qu’il existe un tel outil. Mieux, il faut les sensibiliser au fait que diverses démarches administratives seront également simplifiées pour eux s’ils utilisent la plateforme MyGym.

Gérer vos messages

Partie 1 – Ajouter du contenu dynamique à vos messages

Partie 2 – Filtrer les destinataires pour vos messages

Partie 3 – Suivre les destinataires au fil du temps

Configurer votre site MyGym

Le comportement de l’application MyGym peut être modifié avec diverses options. Les sections suivantes donnent des indications sur les principales possibilités de personnalisation de votre plateforme.

Ces personnalisations peuvent intervenir en tout temps. Vous pouvez ainsi commencer avec le strict minimum qui vous semble utile, puis élargir les types d’événement, les tags et les administrateurs au fil du temps.

Partie 1 – Configurer la gestion des événements

Chaque événement inscrit dans MyGym est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. La navigation dans les événements sur le site MyGym est structurée autour des différents types d’événement.

L’édition des propriétés de chaque type d’événement se fait via la partie administrative du site MyGym.

Chaque type d’événement définit les rôles des membres qui sont concernés par les événements de ce type. De la même manière, chaque type d’événement indique les rôles de membres avec lesquels il est possible de s’inscrire aux événements qui y sont associés.

Par défaut tous les types d’événement acceptent des inscriptions pour au moins un rôle. Toutefois, il est possible de désactiver complètement ou partiellement les inscriptions pour chaque type d’événement. Vous pouvez par exemple désactiver complètement les inscriptions pour les séances. Vous pouvez également autoriser l’inscription des moniteurs aux entraînements, mais refuser l’inscription des gymnastes. Cela permet de faire facilement le planning des présences des moniteurs sans imposer l’inscription explicite de chaque gymnaste à chaque entraînement. Il faut donc adapter la configuration à votre manière de travailler.

Chaque type d’événements a une option Est public. Lorsque l’option est activée, tous les événements de ce type seront affichés dans l’agenda public (agenda accessible aux non-membres). De plus, tous les événements publics s’affichent automatiquement dans les agendas de tous les membres.

Il est possible de ne rendre aucun type d’événement public. Cela implique que l’agenda accessible au public sera vide.

Afin de ne pas complexifier inutilement la navigation, il est possible de désactiver certains types d’événement.

Par exemple, si votre groupe sportif ne participe à aucune production et que vous n’organisez pas de séances formelles avec vos moniteurs, vous pouvez désactiver l’option Est actif de ces deux types d’événement. Le contenu de la page des événements sera réduit en conséquence.

Si vous modifiez a fortiori cette option alors que des événements existaient déjà, ils seront masqués partout dans l’application, y compris dans l’agenda. Ils ne sont pas perdus, simplement indisponibles tant que le type d’événement concerné est inactif.

Partie 2 - Ajouter des étiquettes

Des étiquettes peuvent être associées à chaque membre et chaque événement si des étiquettes ont été configurées dans l’application. Ces étiquettes sont optionnelles tant pour les membres que pour les événements. Les étiquettes sont très utiles pour gérer séparément plusieurs groupes de votre société avec une seule plateforme MyGym. Par exemple, des étiquettes « agrès » et « gym dames » associées à vos événements et membres permettent de distinguer quels événements concernent quels membres si vous avez un groupe de gymastique aux agrès et un autre groupe de gymnastique et danse.

Les étiquettes associées aux membres sont utilisées pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications ou identifier les événements et documents qui le concernent. Dans le cas particulier où un membre ne possède aucune étiquette (information non donnée), il sera considéré comme polyvalent et potentiellement concerné quels que soient les étiquettes associées aux événements, notifications et documents que vous mettez en ligne.

Les étiquettes associées à un événement permettent de filtrer les membres concernés par celui-ci. Sans étiquette, l’événement concernera tous les membres quelques soient leurs étiquettes respectives.

Une étiquette est essentiellement un libellé qui vous permet de filtrer les membres concernés par un événement ou les destinataires pour un message. Chaque étiquette peut faire partie d’un groupe, mais il n’est pas possible de créer une hiérarchie de ces différents libellés au-delà de cette notion de groupe. En d’autres termes, ils sont tous indépendants, il n’y en a pas un qui peut en impliquer plusieurs autres. Par exemple, si vous créez les libellés : «A» « B » et « A ou B », le libellé « A ou B » ne permettra de filtrer que les membres qui ont exactement ce libellé « A ou B », et non ceux qui ont le libellé « A » ou le libellé « B ».

La création de nouvelles étiquettes se fait via la partie administrative du site MyGym.

Seules les étiquettes sans groupe, celles dont le groupe a au moins l'un des attributs pour classifier les membres ou pour classifier les biens peuvent être assignées à des membres.

L'option pour classifier les biens pour un groupe d'étiquettes indique si les étiquettes de ce groupe représentent des biens appartenant au club et mis à la disposition des membres ou inversement. Par exemple, cela pourrait être un t-shirt ou une veste du club fournie aux membres. Un autre exemple pourrait être un abonnement de transport permettant à certains membres de voyager gratuitement lorsqu'ils se rendent à des compétitions. Il peut également s'agir de matériel tel qu'un véhicule qu'un membre est prêt à prêter ou à louer au club. Les étiquettes des biens personnels sont répertoriées dans une section dédiée de chaque profil de membre. Les étiquettes de ce groupe sont également affichées dans un colone indépendante de la liste détaillée des membres. Cela permet de générer une forme simple d'inventaire via l'exportation de la liste de vos membres.

Seules les étiquettes sans groupe et celles dont le groupe a l’attribut pour classifier les membres peuvent être assignées à des événements.

Attention aux étiquettes de membre trop difficiles à maintenir

La maintenance des étiquettes des membres devrait être aussi aisée que possible. Pour cette raison, il faut faire attention à ne pas trop multiplier les étiquettes.

Les membres ne peuvent pas modifier leurs étiquettes, ce sont les administrateurs qui doivent s’en charger. Il vaut donc mieux éviter d’assigner des étiquettes qui varient trop souvent.

S’il est possible de créer autant de libellés que désiré, il vaut mieux limiter leur nombre si l’on ne veut pas passer son temps à éditer le champ étiquettes de chacun de ses membres. En effet, pour que ces libellés aient un sens et qu’ils vous soient utiles, il faut que chaque membre possède un jeu cohérent de ceux-ci. Cela étant dit, il y a les presque « incontournables » : les étiquettes des disciplines (ou groupes) au sein du club et les étiquettes des catégories au sein de chaque discipline. Il y a aussi les « pratiques » : par exemple une étiquette « nouveau gymnaste » ou « invité » pour garder la trace des membres qui sont en phase d’essai dans un groupe peut s’avérer utile.

Il est possible d’utiliser des étiquettes et des groupes d’étiquettes pour poser des questions aux membres lors de leur inscription à un événement. Voir la documentation y relative.

Afin de pouvoir conserver un jeu d’étiquettes à jour, sans être pollué avec des étiquettes que vous ne voulez plus servir, il est possible de cacher un groupe d’étiquettes. Cela permet de garder intactes vos données existantes (événements, membres, notifications, inscriptions) tout en ne montrant plus les groupes cachés et leurs étiquettes lors de la saisie de nouveaux événements, membres, notifications. Cette solution remplace la suppression pure et simple d’étiquettes, ce qui évite des catastrophes lorsque des centaines d’insciprions, membres ou encore anciens événements utilisent ces groupes d’étiquettes.

Chaque groupe d’étiquette à un indicateur pour la classification des discipline. Cet indicateur est uniquement informatif, il permet de comptabiliser les disciplines ou groupes sportifs au sein de votre club. Il est envisagé dans le futur d’utiliser cet indicateur pour ajouter des fonctionnalités à votre plateforme MyGym.

Pour faciliter la gestion des indicateurs caché, est une option d’inscription, etc. des groupes d’étiquettes, il existe des outils dans l’interface d’administration des groupes d’étiquettes pour changer d’un seul coup l’un de ces indicateurs sur une sélection de groupes d’étiquettes :

Outil de gestion des options de visibilité des groupes d’étiquettes
Il est recommandé d’utiliser les étiquettes dans vos événements, notifications et documents

Dès lors que vous définissez des étiquettes, il est vivement recommandé d’utiliser ces étiquettes pour expliciter la discipline, les catégories, etc. de chaque événement et des destinataires pour chaque notification.

En effet, dès que vous souhaitez gérer plusieurs groupes au sein de votre club, vous avez besoin des étiquettes pour compartimenter les informations mises à disposition sur le site. Sans étiquette, tous les membres voient presque tous les événements, messages et documents (seul leur rôle filtre le contenu disponible). Par exemple, les gymnastes du groupe gym & danse voient les messages, l’agenda et les documents adressés à l’équipe de volley junior. S’il n’y a aucun secret dans ces informations, elles polluent inutilement l’information adressée aux membres.

Il peut y avoir des exceptions à cette recommandation, par exemple lors que vous convoquez l’assemblé générale annuelle de votre club. Dans ce cas les étiquettes ne vous aident pas car, par définition, tous les membres sont concernés. En fait, il suffirait d’oublier une étiquette pour commettre une erreur et oublier de convoquer une partie de l’assemblée. Il en va de même pour toute activité qui s’addresse globalement à tous les membres.

Si vous administrez un seul groupe ou une seule discipline avec votre plateforme MyGym, vous pouvez laisser de côté l’emploi des étiquettes.

Partie 3 - Désigner des administrateurs pour vous épauler

Dans MyGym vous pouvez déléguer certaines tâches administratives sur la plateforme web à des membres qui ne sont pas formellement administrateurs dans l’organigramme de votre club. Cela se fait en leur donnant un rôle d’administrateur MyGym.

Pour donner ou retirer des droits d’administrateur à un membre il faut accéder à sa page de profil en utilisant la page des Membres et en cliquant sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Une fois sur la page de profil du membre, il faut utiliser le bouton Assigner les privilègespour accéder à l’édition des privilèges du membre. Dans le formulaire, ouvrez la liste Type d’administrateur de MyGym et sélectionnez le type d’administrateur désiré, respectivement Pas un administrateur pour révoquer les privilèges d’administration, puis enregistrez.

L’octroi des droits d’administration pour les membres, notifications, événements et documents se fait par le même formulaire d’assignation des privilèges que mentionné ci-dessus. Il suffit de cochez les options désirées.

La section sur les administrateurs de l’application décrit les différents types d’administrateurs disponibles. La section Droits d'accès des utilisateurs donne des indications sur les droits des différents utilisateurs.

Il ne faut jamais partager un mot de passe personnel avec qui que ce soit, sous aucun prétexte. Aucune exception ! Si vous voulez déléguer des tâches, donner un rôle d’administrateur aux personnes concernées, ne leur donner pas votre login !

Il est recommandé d’avoir un minimum d’administrateurs MyGym complets. Si vous autorisez trop de personnes à créer des événements et enregistrer des nouveaux membres, vous risquez d’avoir des problèmes de communication et donc des doublons, etc.

Si un administrateur de la plateforme doit gérer les démissions et donc en être informé, il faut envisager de lui ajouter la fonction de secrétaire.