Ce site de démonstration requiert une authentification !

Tous les utilisateurs ont le même mot de passe par défaut : 1234

Utilisateurs disponibles :

  • Nom d'utilisateur : test.admin (administrateur MyGym)
  • Nom d'utilisateur : test.gymnast (gymnaste)
  • Nom d'utilisateur : test.coach (moniteur)

Aide pour MyGym

Application web

Il s’agit d’une application que l’on manipule à l’aide d’un navigateur web. De la même manière que les sites web, une application web est généralement placée sur un serveur et se manipule en actionnant des contrôles graphiques présents sur les pages web qui constituent l’application avec son navigateur. Ces actions sont communiquées via un réseau informatique (Internet, intranet, réseau local, etc.) au serveur qui réagit en conséquence.

L’intérêt pour les utilisateurs c’est qu’ils ne doivent rien installer, leur navigateur web suffit. Un autre avantage, c’est que le navigateur web de votre smartphone suffit pour y accéder.

Accès au site MyGym : utilisateurs vs membres

Un utilisateur est une personne authentifiée sur le site web de l’application MyGym. L’authentification se fait avec un nom d’utilisateur et un mot de passe (login).

Un membre est une personne qui fait partie de votre groupe sportif. A chaque membre correspond exactement un utilisateur. Chaque membre peut donc se connecter au site MyGym avec son login.

Un utilisateur n’est pas forcément membre du groupe (secrétaire, caissier, personne externe qui administre la partie informatique de l’application MyGym, etc.).

Certaines informations sont accessibles au public (utilisateurs non authentifiés, anonymes) : l’agenda public, l’aide en ligne et, naturellement, la page de connexion.

Notification

L’utilisation de MyGym simplifie les échanges d’informations grâce à un système de notifications. Une notification est un message que vous pouvez poster sur le site web de votre application MyGym. Ce message pourra ensuite être facilement transmis par courriel à certains de vos membres sans avoir à taper une seule adresse courriel grâce à un système de filtres pour déterminer les destinataires de la notification.

Destinataires

Il s’agit des membres qui correspondent aux critères de filtres associés à une notification. Les destinataires sont nécessairement des membres (on ne peut pas envoyer une notification à un simple utilisateur).

Il est possible d’envoyer des notifications à des membres spécifiques sans passer par les filtres proposés. Même dans ce cas, les destinataires demeurent les membres qui correspondent aux filtres, c’est-à-dire que les membres ajoutés manuellement ne deviennent pas des destinataires « officiels » de la notification.

Rôles des membres

Chaque membre possède un ou plusieurs rôles dans votre groupe/société. Un membre possède toujours au moins un rôle. Les rôles disponibles sont les suivants :

  • gymnaste

  • moniteur

  • juge

  • administrateur (responsable du groupe)

Certains rôles donnent accès à quelques fonctionnalités qui ne sont pas accessibles à tous les membres. Par exemple un moniteur peut inscrire un gymnaste à un événement, mais pas le contraire.

Les rôles des membres sont utilisés pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications.

Les rôles permettent également de distinguer les inscriptions à un événement. Il est ainsi possible de s’inscrire plusieurs fois au même événement avec des rôles distincts (on peut éventuellement être moniteur et gymnaste à un concours).

Les événements, en fonction de leur type (concours, entraînement, production, etc.) s’adressent à des rôles de membre précis. Les membres ne verront dans leur agenda que les événements pour les rôles qu’ils possèdent.

Étiquettes des membres

Des étiquettes peuvent être associées à chaque membre si des étiquettes ont été configurées dans l’application. Cette information est optionnelle pour chaque membre.

Les étiquettes associées aux membres sont utilisées pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications ou identifier les événements et documents qui le concernent. Dans le cas particulier où un membre ne possède aucune étiquette (information non donnée), il sera considéré comme polyvalent et potentiellement concerné par quels que soient les étiquettes associées aux événements, notifications et documents que vous mettez en ligne.

Événement

Un événement représente une manifestation à laquelle vos membres peuvent prendre part.

Chaque événement couvre une période de temps définie. Il est possible de créer des événements qui se recoupent dans le temps, à condition qu’ils aient des noms distincts.

Type d’événement

Chaque événement est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. La navigation dans les événements sur le site MyGym est structurée autour des différents types d’événement.

Chaque type d’événement définit les rôles des membres qui sont concernés par les événements de ce type. De la même manière, chaque type d’événement indique les rôles de membres avec lesquels il est possible de s’inscrire aux événements qui y sont associés.

Finalement, le type de l’événement définit si l’événement fait une distinction entre les rôles des membres lors des inscriptions. Par exemple, les séances administratives ne distinguent pas les rôles des participants (administrateurs ou moniteurs), alors que les concours distinguent les inscriptions des juges, des moniteurs et des gymnastes.

Type public oui/non

Chaque type d’événements a une option Est public. Lorsque l’option est activée, tous les événements de ce type seront affichés dans l’agenda public (agenda accessible aux non-membres). De plus, tous les événements publics s’affichent automatiquement dans les agendas de tous les membres.

Il est possible de ne rendre aucun type d’événement public. Cela implique que l’agenda accessible au public sera vide.

Type actif oui/non

Afin de ne pas complexifier inutilement la navigation, il est possible de désactiver certains types d’événement.

Par exemple, si votre groupe sportif ne participe à aucune production et que vous n’organisez pas de séances formelles avec vos moniteurs, vous pouvez désactiver l’option Est actif de ces deux types d’événement. Le contenu de la page des événements sera réduit en conséquence.

Si vous modifiez a fortiori cette option alors que des événements existaient déjà, ils seront masqués partout dans l’application, y compris dans l’agenda. Ils ne sont pas perdus, simplement indisponibles tant que le type d’événement concerné est inactif.

Agenda

Chaque événement s’affiche dans l’agenda des membres. Seuls les événements dont le type est public, ou qui concernent l’un des rôles et l’une des tags (si spécifiées) du membre sont affichées dans son agenda.

Les événements sont affichés dans l’agenda de chaque membre indépendamment de son inscription à celui-ci.

Les administrateurs de l’application MyGym voient tous les événements, sans aucune filtre. Ils voient donc des événements qui ne les concernent pas directement.

Statut

Il arrive que la tenue d’un événement dépende de facteurs externes tels que le nombre de participants ou la météo. Dans ce cas, pour signaler l’événement à vos membres afin qu’ils réservent la date tout en signalant que la date n’est pas certaine, il est possible d’indiquer que l’événement doit encore être confirmé.

Parfois il s’avère nécessaire d’annuler un événement. Pour ne pas semer le trouble, il est préférable de l’annuler plutôt que de l’effacer. Ainsi les informations concernant cet événement restent disponibles sur le site à titre informatif, tout en indiquant clairement que l’événement est annulé. Les événements annulés disparaissent des flux d’agenda fournis par MyGym (liens iCalendar).

Étiquettes

Des étiquettes peuvent être associées à chaque événement si des étiquettes ont été configurées dans l’application. Le cas échéant, cela permettra de filtrer les membres concernés. Sinon, l’événement concernera toutes membres quelques soit leur étiquettes.

Inscription

MyGym permet de collecter facilement des inscriptions à un événement donné.

Les inscriptions peuvent être positives ou négatives. Ainsi, vous collectez aussi les réponses des gens que ne peuvent/veulent pas participer à une activité. Pour distinguer les deux notions, dans MyGym on utilise les termes suivants :

  • inscrit(s) : personne(s) ayant répondu positivement dans son inscription

  • non-participant(s) : personne(s) ayant répondu négativement dans son inscription

  • inscriptions : généralement le nombre de personnes qui ont répondu positivement dans leur inscription

  • nombre de réponses : total des personnes ayant répondu positivement ou négativement dans leur inscription

Administrateur de l’application

Les administrateurs de l’application sont les utilisateurs possédant des privilèges (ou droits) d’administration qui permettent éventuellement :

  • d’accéder à la console d’administration du site

  • de consulter certaines informations inaccessibles à la plupart des utilisateurs

  • de modifier du contenu sur le site MyGym

  • d’ajouter du contenu sur le site MyGym

  • de supprimer du contenu du site MyGym

Généralement un utilisateur de chaque groupe sportif est un administrateur complet et quelques-uns sont des administrateurs restreints ou des administrateurs de documents.

Les utilisateurs qui sont administrateurs de l’application MyGym ne sont pas forcément des membres ayant le rôle d’administrateur (responsable) au sein de leur groupe sportif. En fait, il n’est même pas nécessaire d’être un membre pour être un administrateur de l’application ! Le fait que les droits d’administration sur votre site MyGym puissent être dissociés des rôles des membres au sein de votre groupe sportif permet de déléguer la gestion de MyGym à n’importe quel membre, voire à une personne externe au groupe.

La section Droits d'accès des utilisateurs donne des indications sur les droits des différents utilisateurs.

Administrateur MyGym restreint

Les droits associés à un administrateur restreint permettent essentiellement de consulter la plupart des informations inaccessibles à la plupart des utilisateurs et, dans une certaine mesure, d’ajouter ou modifier du contenu sur le site MyGym. Il est par exemple possible de créer et d’envoyer des notifications, mais pas de créer des nouveaux membres ou événements.

Ce type d’administrateur voit presque tout, mais ne peux éditer que très peu de chose.

Administrateur MyGym complet

Les droits associés à un administrateur complet permettent de gérer intégralement le contenu du site MyGym. Un administrateur complet peut tout consulter, modifier, ajouter et (presque) tout supprimer.

Administrateur de membres

Un administrateur d’événements a tous les droits requis pour gérer n’importe quel événement. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

Les permissions accordées à ce type d’administrateur portent sur tous les événements. En particulier, un tel administrateur pout éditer les événements créés pas d’autre utilisateurs. De même il peut créer et éditer des événements qui ne concerne ni son rôle dans les club ni les étiquettes qui lui sont assignées.

Les administrateurs d’événements ont d’office tous les privilèges accordés aux administrateurs de notifications.

Administrateur de notifications

Un administrateur de notifications a tous les droits requis pour gérer n’importe quelle notification. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

Les permissions accordées à ce type d’administrateur portent sur toutes les notifications. En particulier, un tel administrateur pout éditer les notifications créées pas d’autre utilisateurs.

Administrateur d’événements

Un administrateur d’événements a tous les droits requis pour gérer n’importe quel événement. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

Les permissions accordées à ce type d’administrateur portent sur tous les événements. En particulier, un tel administrateur pout éditer les événements créés pas d’autre utilisateurs. De même il peut créer et éditer des événements qui ne concerne ni son rôle dans les club ni les étiquettes qui lui sont assignées.

Les administrateurs d’événements ont d’office tous les privilèges accordés aux administrateurs de notifications.

Administrateur de documents

Un administrateur de documents a des droits pour mettre en ligne des documents et gérer ceux-ci. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

En nommant un administrateur de documents, vous pouvez permettre à quelques-uns de vos membres ou fans de votre club de téléverser des documents, vidéos, photos sur votre site MyGym sans qu’ils puissent interférer avec le reste de l’administration de la plateforme.

Les administrateurs de documents ne peuvent gérer que leurs propres documents. C’est à dire qu’il peuvent toujours ajouter des documents, mais ils ne peuvent modifier ou supprimer que les documents qu’ils ont eux-mêmes mis en ligne. Seul un administrateur complet de la plateforme peut modifier ou supprimer les documents mis en ligne par un autre utilisateur.

Document et révisions

Un document représente un jeu de différentes révisions d’un fichier mise en ligne sur la plateforme MyGym. Le document fournit un nom et peut donner une description détaillée pour le fichier en question. Chaque document a un propriétaire (l’utilisateur qui l’a mis en ligne) et est classé dans un dossier. Un document peut avoir des filtres d’accès pour définir qui peut le consulter (i.e. le télécharger). Un document peut être masqué pour les utilisateurs du site.

La notion de révision permet de gérer sous le même nom et la même description plusieurs versions du même document. Un document a toujours au moins une révision, mais peut en avoir autant que souhaitée. Chaque révision accepte un libellé qui complète la description globale du document.

Par exemple, pour tenir compte du fait qu’il y a quelques permutations de gymnastes dans une production, vous pouvez avoir une première révision d’un document pour le programme d’une production à une date donnée et une deuxième révision pour programme modifié de la même production à une date ultérieure. Un autre cas d’emploi des révisions pourrait être de mettre en ligne plusieurs fois la vidéo d’un même spectacle dans des résolutions différentes (haute qualité, faible qualité), avec le nom du spectacle comme nom de document et une révision par fichier vidéo mise en ligne.

Les révision vous permettent à la fois de factoriser la gestion des documents - on écrit une seule fois certaines informations: dossier, nom, description, filtres d’accès - et de conserver l’historique des modifications sur un document.